Ferramentas de gestão: conheça as 8 principais e escolha as melhores

Quando o assunto é otimizar processos e gerenciar recursos com mais eficiência, as ferramentas de gestão são essenciais.

Elas auxiliam as empresas na organização das atividades do dia a dia e no gerenciamento de projetos, pessoas e tempo.

Com diversas opções disponíveis, é possível encontrar uma ferramenta específica para cada necessidade de gestão.

Por isso, a seguir vamos apresentar oito das ferramentas de gestão mais utilizadas nas empresas, além de suas vantagens e como elas podem ser usadas.

Vamos juntos?

As ferramentas de gestão de projetos ajudam a organizar tarefas, manter as equipes alinhadas e monitorar entregas, prazos e resultados.

Elas são usadas por empresas para planejar os projetos e garantir o bom andamento deles, facilitando o acompanhamento de todas as etapas.

Muitas vezes, quando se procura uma ferramenta de gestão de projetos, as respostas apontam para softwares como Trello, Asana, Monday e ClickUp.

Essas opções são realmente populares e oferecem várias possibilidades, porém é importante saber que existem também alternativas para quem busca uma ferramenta de gestão de projetos gratuita.

É sobre elas que vamos falar a seguir:

O Project Model Canvas, ou PM Canvas , é uma metodologia inovadora e colaborativa usada para simplificar o planejamento e a execução de projetos.

O PM Canvas é uma ferramenta de gestão que permite que equipes organizem um projeto a partir de perguntas ou aspectos estratégicos dele.

Elas podem ser “por quê?”, “o quê?”, “quem?”, “como?”, “quando?” e “quanto?”. Assim como “propósito”, “escopo”, “requisitos”, “riscos”, “proposta de valor”, “cronograma”, “custos”, dentre outros.

O objetivo é expor esses pontos em blocos em um quadro ou página de papel, assim os envolvidos podem usar post-its para colaborar em um brainstorming respondendo a eles.

O PM Canvas oferece uma visão geral que facilita a compreensão, comunicação e colaboração entre os membros da equipe.

Permitindo também que eles atualizem o quadro conforme o projeto avança, mantendo todos alinhados.

Essa ferramenta é especialmente útil para projetos que envolvem a participação ativa de vários colaboradores, pois promove a transparência e mantém todos os envolvidos focados em metas compartilhadas.

Por seu caráter visual e colaborativo, o PM Canvas tem sido adotado por empresas diversas, especialmente aquelas que desejam uma abordagem ágil para o planejamento e execução de projetos.

O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é outra opção de ferramentas para gestão de projetos grátis.

Desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), ele compila práticas, processos e normas que ajudam a planejar, executar, monitorar e controlar projetos de forma eficaz.

O PMBOK é comumente adotado por profissionais de gestão de projetos e uma de suas características mais marcantes é a sua constante atualização.

A sua última versão foi lançada em 2021. Isso garante que ele continue refletindo as mudanças e tendências do mercado.

A estrutura é organizada em dez áreas de conhecimento (como escopo, custos, risco e cronograma) e cinco grupos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento), permitindo uma visão completa do projeto.

O PMBOK é uma referência para empresas que desejam uma abordagem estruturada e consistente para o gerenciamento de projetos. 

A adoção dele facilita e promove a padronização dos processos de gestão, além de ajudar na mitigação de riscos e no aumento da eficiência.

Dessa forma, assegurando também que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento, com maior probabilidade de sucesso.

A gestão da qualidade tem como objetivo padronizar processos e garantir que os produtos ou serviços da empresa atendam aos requisitos e expectativas dos clientes.

Diversas ferramentas auxiliam no controle de qualidade, evitando retrabalhos e reduzindo custos. Dentre elas, podemos citar:

Uma das principais ferramentas para gestão de qualidade é o Six Sigma, ou Seis Sigma, uma metodologia focada em aumentar a qualidade e eficiência de processos, diminuindo defeitos e desperdícios.

Isso acontece por meio do uso de ferramentas estatísticas que ajudam a identificar problemas e, a partir disso, a desenvolver soluções eficazes.

Algumas das principais abordagens usadas no Six Sigma são o DMAIC e o DMADV. O DMAIC (Definir, Mensurar, Analisar, Incrementar e Controlar) é utilizado para otimizar processos já existentes.

Já o DMADV (Definir, Mensurar, Analisar, Desenhar e Verificar) é indicado para o desenvolvimento de novos produtos ou processos.

Essa ferramenta pode ser aplicada às mais variadas áreas de uma empresa, desde a produção de produtos até o atendimento ao cliente.

Usando ferramentas de gestão de qualidade como o Six Sigma, é possível obter benefícios como a melhoria contínua, aumento da satisfação dos clientes, redução de custos e melhoria da produtividade.

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de processos que promove a melhoria contínua dentro das organizações.

Suas quatro etapas são: Planejar (Plan), Executar (Do), Verificar (Check) e Agir (Act).

É a partir dessas etapas que as empresas identificam os problemas, desenvolvem e implementam os planos de ação, monitoram os resultados e ajustam as estratégias conforme necessário.

Essa abordagem permite que elas analisem as causas dos problemas e implementem soluções, mantendo um padrão de qualidade e eficiência ao longo do tempo.

Devido ao seu caráter cíclico, o PDCA permite que a metodologia seja repetida continuamente, o que garante que os processos estejam sempre alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

Gerenciar pessoas é uma tarefa que faz parte de qualquer empresa e ferramentas específicas para isso são muito importantes para fazer uma gestão com base em dados e não em impressões pessoais.

Os modelos de ferramenta de gestão de pessoas a seguir ajudam a organizar as informações dos colaboradores e avaliar o seu desempenho.

Confira:

O People Analytics é uma ferramenta de gestão de recursos humanos que utiliza dados e análises estatísticas para compreender e melhorar o desempenho e engajamento dos colaboradores.

Essa abordagem é feita pela coleta e análise de dados sobre o comportamento, potencial, desempenho e satisfação dos funcionários.

Assim se torna possível identificar oportunidades de melhoria, o que ajuda a otimizar processos de recrutamento, retenção e desenvolvimento de talentos, além de melhorar o clima organizacional.

Além disso, o People Analytics também permite que gestores e RH tomem decisões mais embasadas e estratégicas ao entenderem as necessidades dos colaboradores e poderem avaliar com precisão o impacto de suas ações.

A Análise SWOT, que em português também é conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é uma ferramenta que pode ser usada de diversas formas, inclusive para a gestão de pessoas.

Essa matriz ajuda a mapear e analisar fatores que impactam diretamente no desempenho e resultados dos colaboradores.

Através da identificação desses elementos, as pessoas podem ser orientadas a se desenvolverem aproveitando os seus pontos fortes e oportunidades e mitigando as suas fraquezas e ameaças.

Além do uso como ferramenta de gestão de pessoas, a análise SWOT é aplicável em várias outras situações, desde o desenvolvimento de um plano de negócios até a formulação de estratégias de marketing ou expansão.

Gerir o tempo de forma eficiente pode ser um desafio. Por esse motivo, as ferramentas de gestão do tempo podem ser muito úteis.

Elas ajudam a monitorar quanto tempo está sendo gasto em cada atividade, permitindo ajustes e aumentando a produtividade.

O método Pomodoro é uma técnica de gestão do tempo desenvolvida para melhorar a concentração e a produtividade.

Ele propõe dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”, seguidos por um curto intervalo de 5 minutos. Após quatro pomodoros, é recomendada uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Essa estrutura de trabalho permite manter um foco intenso durante curtos períodos, evitando a fadiga mental e reduzindo a procrastinação.

Uma das vantagens do método Pomodoro é que ele incentiva a pessoa a se concentrar em uma única tarefa por vez, evitando distrações e aumentando a eficiência.

A técnica é especialmente útil para tarefas que exigem um alto nível de concentração, garantindo um desempenho constante ao longo do dia graças às pausas regulares, que ajudam a não cansar tanto a mente.

Além disso, o método proporciona uma sensação de conquista a cada pomodoro, o que contribui para manter a motivação.

O Pomodoro é simples de implementar, eficaz e acessível, uma ótima maneira de gerenciar o tempo de forma prática.

Outra opção entre as ferramentas de gestão do tempo bastante conhecida é o time blocking ou “bloqueio de tempo” em português.

Nesse método, o dia é dividido em blocos para a realização de atividades previamente planejadas.

Cada bloco é reservado para uma tarefa ou um grupo de tarefas e, durante esse período, o foco deve ser mantido exclusivamente nessa atividade, evitando distrações.

A técnica de time blocking é eficaz porque ajuda a estruturar o dia, proporcionando uma visão clara das tarefas e priorizando atividades de forma estratégica.

Esse método pode ser ajustado conforme a necessidade e uma de suas vantagens é a visualização clara de onde o tempo está sendo gasto, o que facilita a identificação de oportunidades para melhorias.

Esperamos que as informações que você encontrou aqui tenham te ajudado! Você já conhece as melhores ferramentas de gestão, agora é só selecionar as mais adequadas para impulsionar os seus processos.

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