O que é gestão de tarefas e como fazer no seu negócio?
Dar conta de todas as tarefas na gestão de um pequeno negócio pode ser um grande desafio.
Afinal, não basta só vender e entregar produtos: é preciso também gerenciar o estoque, prestar atendimento ao cliente, pensar na contabilidade e até fazer conteúdos para as redes sociais.
Em muitos casos, é difícil dar conta de todas as tarefas sem um sistema de organização definido para uma boa gestão de tarefas.
É por conta de desafios como esses que existem sistemas gerenciadores de tarefas – plataformas nas quais é possível listar as tarefas, descrevê-las e dividi-las por fases de execução.
Nesta leitura, você vai entender o que são esses sistemas, como funcionam e por que vale a pena adotá-los na sua empresa. Vamos lá?
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é uma forma de organizar atividades e ações relacionadas a um projeto, ou uma empresa, para atingir objetivos e metas. De maneira geral, é necessário identificar, organizar, listar e priorizar as tarefas.
Um bom sistema de gestão de tarefas deve reunir de maneira simples e visual todas as atividades necessárias para completar um processo.
Você pode, inclusive, ter mais de um sistema de gestão de tarefas, pensando em áreas da sua empresa, como o financeiro ou o marketing. O importante, porém, é não esquecer de acompanhar nenhuma delas.
Se você não possui uma equipe, essa é uma forma eficaz de priorização de tarefas; se você tem mais pessoas no time, é uma forma fácil de delegar a responsabilidade de cada um.
Como fazer uma boa gestão de tarefas?
Existem uma série de passos importantes para você fazer uma gestão de tarefas eficiente – e isso vale tanto para quem usa caderninho ou post-its na parede quanto para quem já adotou ferramentas digitais de gestão.
O primeiro passo é saber quais são as metas e objetivos da empresa e transformá-los em ações práticas. Em outras palavras, é importante definir as tarefas e, em alguns casos, as subtarefas.
Depois disso, você pode listar as tarefas e organizá-las em diferentes categorias. Para facilitar a gestão, entre as categorias, podemos citar alguns exemplos:
- Nível de urgência;
- A que área da empresa pertencem as tarefas;
- Se são tarefas individuais ou em equipe;
- E qual é o prazo para finalização das tarefas;
Se você não sabe como definir a urgência de uma tarefa, uma boa forma de avaliar é utilizando a chamada Matriz de Eisenhower, que divide toda tarefa em quatro categorias e seus devidos comportamentos:
- Se a tarefa é urgente e importante, ela deve ser feita rapidamente porque tem prazos ou consequências;
- Se a tarefa é importante, mas não urgente, ela deve ser agendada para ser feita em um prazo específico;
- Se a tarefa é urgente, mas não é importante, ela deve ser delegada;
- Se a tarefa não é urgente, nem importante, ela não deve ser feita, dado que é uma distração.
Na sequência, o ideal é organizar e distribuir as tarefas para cada integrante da equipe – ou, caso você não tenha equipe – organizar as tarefas e encaixá-las na sua agenda, a fim de que todas elas tenham um espaço, considerando, é claro, a prioridade de cada uma.
O trabalho, porém, não termina por aí: acompanhar o processo é um passo importante para saber se tudo está sendo executado ou se alguma nova prioridade precisa ser encaixada no meio do caminho.
5 principais vantagens de gerenciadores de tarefas
Para te auxiliar no processo de gestão de tarefas no dia a dia do seu negócio, você pode optar por utilizar um programa ou um aplicativo gerenciador de tarefas.
Confira, a seguir, as principais vantagens dos gerenciadores:
1. Organização das atividades
Funções determinadas para listar as tarefas, definir prioridades, responsáveis e até mesmo o status de cada uma das atividades.
2. Planejamento de projetos
Um gerenciador de tarefas também permite destrinchar projetos em pequenas etapas, criando um passo-a-passo simples para concluir a atividade e identificando as missões de cada pessoa.
3. Automação de fluxo de trabalho
Para quem trabalha com sistemas online e integrados, como plataformas de e-commerce, um sistema de gestão de tarefas pode ser automatizado, permitindo, por exemplo, que toda vez que uma compra seja feita, você dispare uma ordem para o inventário de estoque pedindo a separação e embalagem daquele item.
4. Alertas no caso de atrasos
Lembra que o gerenciador de tarefas permite a inclusão de prazos? Pois bem, ele também serve para enviar alertas quando o prazo para finalizar uma tarefa estiver se esgotando.
5. Medição de tempo de cada atividade
Ao longo do tempo, os gerenciadores de tarefas também são uma forma interessante de acompanhar quanto tempo você ou sua equipe levam para resolver um problema.
Isso pode aumentar seu nível de conhecimento sobre seu trabalho e priorizar o que rende mais para você e o seu negócio.
Ferramentas de gestão de tarefas
Existem inúmeras ferramentas para ajudar quem tem um pequeno negócio e pretende se organizar.
A maioria delas possui versões com algumas funcionalidades gratuitas, mas há também algumas plataformas que são apenas pagas.
Por isso, é importante verificar o custo de cada uma e entender quais atendem às suas necessidades.
Confira abaixo uma lista de ferramentas de gestão de tarefas:
Tudo certo sobre gestão de tarefas?
Esperamos que, ao final deste texto, você já tenha entendido porque usar um gerenciador de tarefas pode ser uma boa ideia na sua empresa. Ah, e lembre-se: se precisar de ajuda com logística, envie com a Loggi! Boas vendas.
