[Entrevista] Integração do negócio, gestão e contas em dia

O dia a dia de quem empreende no varejo atualmente pode ser uma grande confusão, lidando com aspectos tão variados como gestão do caixa, expedição e logística, marketing, estoque, precificação e muitos outros.

Mas não precisa ser assim, defende Marcelo Russo, head de finanças da Olist: a tecnologia pode ser uma grande aliada para a integração e gestão do negócio de quem está ali todo dia tentando fazer suas vendas suadas para o público. 

Formado em Administração e com Mestrado em Negócios pela Fundação Getulio Vargas de São Paulo, Marcelo tem uma experiência de 25 anos em empresas como Submarino, HyperaPharma, Oi, Centauro e Aon.

Desde 2021, ele é o head de finanças da Olist, empresa que ajuda muita gente a vender pela internet com um ERP integrado com a Loggi que pode auxiliar bastante na gestão das tarefas.

Tudo pronto para aprender com muitos ensinamentos nessa entrevista? Vamos nessa!

[Loggi] Durante décadas, muitos negócios fizeram sua gestão com papel e caneta.

Hoje em dia, com a digitalização de inúmeras atividades, não dá mais para fazer algo assim – e nem é eficiente.

De que forma você classifica essa evolução e como os empreendedores podem se organizar para estar sempre no ponto certo da gestão do dia a dia?

[Marcelo Russo] O comércio, de forma geral, passou por muitas evoluções nos últimos tempos. Atualmente, é muito comum que quem tem uma loja física também tenha um e-commerce e precise se dividir entre os dois.

Eu trabalhei no Submarino por anos e o sistema era totalmente verticalizado: a gente tinha que comprar servidores, usar um sistema de pagamentos, ter o próprio estoque e usar ERPs e outras ferramentas gigantes e supercaras.

Atualmente, há uma fragmentação no e-commerce, com muitas lojas vendendo de várias formas – da loja física ao marketplace, passando pelo WhatsApp e pelo e-commerce próprio.

Outro ponto é a especialização, com o surgimento de empresas como a Loggi – que cuidam de tarefas específicas como a logística e trazem serviços para varejistas.

De um lado, você tem essa multiplicidade de possibilidades, do outro, um consumidor que se tornou cada vez mais exigente quanto a preço e quanto à entrega no prazo.

É um desafio enorme para quem empreende.

Essa é a missão que empresas como a Olist têm: integrar um mundo de serviços para os varejistas de forma eficiente.

[Loggi] Em meio a tanta mudança, quais são as principais dores dos empreendedores hoje em dia?

[Marcelo Russo] Eu nunca empreendi, mas sempre trabalhei ao lado das finanças dos empreendedores.

Existem várias dores, mas vamos lá: imagine que um empreendedor sempre busca vender mais; ele tem uma pressão natural por vendas.

Para ganhar dinheiro e ter margem de lucro, é preciso fazer isso de forma eficiente.

Hoje, há múltiplos canais de venda – loja física, marketplace, e-commerce, WhatsApp, redes sociais etc – mas há só um estoque e um só capital de giro.

Então, como investir em estoque para ter todos os canais? Esta é uma dor comum – a necessidade da gestão de estoque, sem ter quebras ou rupturas.

Da mesma forma, a dor de logística também existe: se o pedido vem de vários canais, como saber qual é o melhor jeito de enviar?

E há também uma dor comum que é a do financeiro, onde é feito o recebimento entre as diferentes plataformas, considerando o pagamento do marketplace, o pagamento do cartão de crédito ou outros serviços.

Resumindo: não basta só gerir a venda em vários canais. É preciso também fazer a gestão dos recebimentos, garantindo que tudo o que foi vendido foi pago.

Fazer esse trabalho, que a gente chama de conciliação, é outra grande dor.

[Loggi] O empreendedor tem que atender, fazer precificação e ações de marketing. Por onde começar a integrar os serviços?

[Marcelo Russo] Quem começa a vender no varejo normalmente começa abrindo uma empresa no sistema do Simples Nacional, então é necessário um CNPJ para fazer o faturamento.

A partir disso, você começa a ter algumas tarefas que são importantes vindas de diferentes fornecedores: conectar com canais de venda, usar ferramentas de cobrança e meios de pagamento, fazer o fluxo do pedido que vem de um marketplace ou loja virtual, entre outras.

É por isso que a gente utiliza ferramentas de ERP, integrando múltiplos serviços e fazendo eles entrarem numa esteira de maneira automatizada.

A tecnologia permite organizar a vida do empreendedor e automatizar processos que antes eram manuais.

Se entra um pedido, por exemplo, o sistema já sabe que tem que criar um fluxo para expedição e outro para pagamento.

A maioria das ferramentas ERP já são integradas com sistemas que os empreendedores utilizam. Mas, é importante fazer isso com calma, com segurança.

A maior parte das plataformas, como é o caso da Olist, possuem tutoriais que ajudam nessa integração, facilitando tarefas com a do fluxo de pedidos, por exemplo.

[Loggi] Além da integração dos serviços, os empreendedores precisam gerenciar tarefas do dia a dia do negócio.

De maneira geral, que conselho você dá para que possam conciliar tudo?

[Marcelo Russo] Não acredito que haja uma regra única, porque cada empresa funciona de um jeito.

Mas, uma forma que pode ajudar é dividir a agenda do dia por período.

De manhã, por exemplo, é importante começar pela expedição, olhando para os pedidos feitos na noite anterior e cuidando deles.

Depois, é importante pensar nas vendas do dia, planejando ações de marketing necessárias. No final do dia, por outro lado, é recomendado fazer uma retrospectiva do dia e entender se é necessário algum ajuste para o dia seguinte.

É preciso criar esse ciclo de rotina, usando intervalos no meio do dia para temas como planejamento ou precificação.

Existe uma sigla que serve muito para moldar essa rotina: PDCA, um acrônimo em inglês para “Planejar, fazer, controlar e fazer de novo”.

Claro que devem haver horas de inspiração, para entender um produto novo ou estudar uma precificação que faça a empresa estourar em vendas.

Mas, o sucesso do varejo vem da rotina, garantindo que tudo está no lugar certo para não perder vendas e entregar tudo no prazo prometido.

[Loggi] Que tipo de erros os empreendedores cometem na gestão do dia a dia e impactam diretamente as finanças da empresa?

[Marcelo Russo] Há dois pontos críticos: precificação e gestão do capital de giro.

Na precificação, é importante seguir o princípio de que toda venda tem que ser rentável para o varejista.

No entanto, quando falamos de múltiplos canais, é preciso fazer a conta de todas as variáveis – preço, custo do produto, comissão do canal e a margem de lucro.

Ter a clareza de quais são os custos envolvidos em cada canal, incluindo o custo de servir ao cliente, é importantíssimo para precificar corretamente.

E isso é algo dinâmico. Afinal, cada canal vai ter um tipo de competição diferente – e a precificação também tem que levar essa competição em conta, claro.

Quanto ao capital de giro, é importante sempre lembrar que é um tema que faz muitas empresas quebrarem, mesmo tendo receita.

Isso acontece porque muita gente investe o dinheiro, mantém estoque e depois não consegue vender no preço certo; ou recebe com um prazo muito extenso.

Se você compra produtos com prazo de pagamento de 15 dias, mas demora 30 dias para receber, o caixa fica com um buraco e não dá conta de pagar as obrigações da empresa.

Ter uma boa gestão de fluxo de caixa, sabendo comprar e lidar com os prazos de pagamento e recebimento é bem importante para ter uma operação que “não precise vender o almoço para comer o jantar”.

[Loggi] Pensando nesse universo de multicanalidade e de vários meios de pagamento, muitas empresas costumam dar descontos por tipos de canais ou pagamento diferentes.

O quanto vale a pena o empreendedor se preocupar com isso?

[Marcelo Russo] Depende. Cada canal tem um custo para vender e também uma margem de lucro diferenciada.

Às vezes, você pode vender mais e mais rápido em um canal, mas com uma margem baixa – e isso pode ser menos interessante do que vender menos com uma margem alta, dando menos trabalho.

Entender a dinâmica entre a precificação e o retorno é algo super delicado e importante.

Além disso, vale lembrar que o frete também tem um peso para quem trabalha no e-commerce, então precisa considerar isso também dentro da margem.

É sempre bom lembrar que para o consumidor, o que importa é o preço final, combinando venda e entrega, e isso pode variar de canal para canal.

[Loggi] Para fechar: muita gente começa a empreender por necessidade e para pagar as contas da pessoa física, fazendo a gestão individual e profissional ao mesmo tempo.

Que conselho você dá para manter a sustentabilidade das duas esferas sem que uma afete a outra?

[Marcelo Russo] Existe um erro que muita gente comete: esquecer que o empreendedor faz parte da empresa e precisa ganhar um salário por trabalhar nela.

Antigamente, era muito difícil ter uma conta PJ – hoje, isso não é mais verdade.

A própria Olist oferece o serviço de conta PJ embutida na plataforma.

Com base nisso, a melhor prática é separar as contas: a empresa paga as contas da empresa e a pessoa paga as contas pessoais.

Uma empresa não é só para dar lucro, ela tem que dar lucro após pagar o salário de quem trabalha lá, remunerando esse empreendedor como funcionário.

Essa é uma dica básica de qualquer área financeira ou contábil, mas que é muito importante.