Nota de devolução: guia completo para empreendedores

Se você tem uma empresa, já deve ter se deparado com a necessidade de realizar a devolução de mercadorias.

Nesse caso, um procedimento importante é a emissão da nota de devolução, um documento fiscal que registra o retorno de produtos ao fornecedor. 

A correta emissão da nota de devolução não apenas assegura que sua empresa esteja em conformidade com as leis fiscais, mas também evita problemas de estoque e contábeis.

Neste guia, vamos explicar o que é a nota de devolução, quando e como emiti-la, e as principais dúvidas sobre o assunto.

A nota de devolução é um tipo específico de nota fiscal que deve ser emitida quando uma mercadoria adquirida é devolvida ao fornecedor.

Isso pode ocorrer por diversos motivos, como defeito do produto, erro na entrega, ou mesmo uma simples troca. 

Diferente da nota fiscal de venda, que registra uma transação de venda, a nota de devolução tem como objetivo anular ou ajustar a venda realizada anteriormente, refletindo a devolução da mercadoria ao estoque do fornecedor.

Embora o procedimento de emissão da nota de devolução seja comum, ele exige atenção, pois deve estar de acordo com as normas fiscais para evitar problemas com a Receita Federal e o fisco estadual.

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Emitir uma nota de devolução pode parecer complicado à primeira vista, mas o processo é bem simples se você seguir as etapas corretas. Veja como fazer:

1. Acesse o sistema de emissão de notas fiscais
Utilize um ERP, software de gestão ou plataforma de notas fiscais eletrônicas, como Bling, Conta Azul ou Omie.

2. Escolha o tipo de operação de devolução
Selecione o tipo de operação que corresponde à devolução, como “Devolução de Mercadoria” ou “Devolução de Produto”.

3. Preencha os dados obrigatórios
Insira os dados do fornecedor e do cliente, incluindo informações sobre a mercadoria devolvida, como quantidade, descrição e valor.

4. Adicione a chave de acesso da nota fiscal original (se necessário)
Se a devolução for relacionada a uma nota fiscal anterior, insira a chave de acesso da nota original.

5. Emita a nota e envie ao destinatário
Após preencher todos os dados, clique para emitir a nota de devolução e, se necessário, envie ao destinatário.

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Para empresas que optam pelo Simples Nacional, o processo de emissão de uma nota de devolução é bastante similar, mas com algumas particularidades.

No caso dessas empresas, a nota de devolução pode ser emitida sem a necessidade de detalhamento de impostos, uma vez que o Simples Nacional já simplifica a apuração tributária.

A nota de devolução deve conter todos os dados básicos de uma nota fiscal, como CNPJ do remetente e destinatário, descrição dos produtos, valores e impostos.

Além disso, é necessário informar o motivo da devolução e o número da nota original, se aplicável.

A nota de devolução deve ser emitida o mais rápido possível após a devolução da mercadoria, mas o prazo pode variar dependendo do estado e do tipo de operação.

Não, a nota de devolução geralmente precisa ser vinculada à nota fiscal original de compra.

Se a nota fiscal original não for mais acessível, o processo pode exigir um procedimento especial junto ao fisco.

Nesses casos, a empresa deve procurar o fornecedor para regularizar a situação e, caso necessário, emitir a nota fiscal avulsa junto à Secretaria da Fazenda.

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Emitir a nota de devolução de maneira correta traz vários benefícios para a empresa:

• Regularização fiscal e contábil: a nota de devolução é essencial para manter os registros fiscais da empresa em dia, evitando problemas com o fisco;
• Transparência nas relações comerciais: a devolução de mercadorias, quando feita corretamente, mantém um relacionamento saudável e transparente entre empresa e fornecedor;
• Ajustes no estoque: a devolução deve ser refletida no controle de estoque, garantindo que a quantidade de mercadorias seja atualizada e que não haja discrepâncias.

Em alguns estados, quando o contribuinte não possui um sistema de notas fiscais, ele pode emitir uma nota fiscal avulsa para registrar a devolução de mercadorias.

Essa nota fiscal avulsa é emitida diretamente na Secretaria da Fazenda do estado, e tem um processo diferente de emissão, sem a necessidade de um sistema de notas fiscais eletrônico.

É importante entender a diferença entre esses dois tipos de documentos e quando cada um deve ser utilizado.

A nota de devolução é mais comum para quem tem um sistema de emissão de notas fiscais integrado ao processo de vendas e compras da empresa.

• Devolução de mercadoria com defeito: se a mercadoria devolvida for defeituosa, a nota de devolução deve especificar o motivo da devolução, como “produto com defeito” ou “mercadoria imprópria para o consumo”;
• Troca de mercadoria: em casos de troca de mercadoria, a nota de devolução deve ser emitida para anular a venda anterior, e uma nova nota fiscal deve ser emitida para a nova mercadoria entregue;
• Nota de devolução e o ICMS: o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) pode ser impactado pela devolução. Em alguns casos, a devolução pode gerar um crédito de ICMS para o comprador, que deve ser registrado corretamente na nota fiscal de devolução.

A nota de devolução é uma parte fundamental do processo de compras e vendas de qualquer empresa.

Emitir esse documento corretamente não só evita problemas fiscais, como também garante que sua empresa esteja operando de maneira transparente e eficiente.

Lembre-se de que o processo é simples, mas exige atenção aos detalhes, especialmente se sua empresa for optante pelo Simples Nacional.

Agora que você conhece o passo a passo de como emitir a nota de devolução, não deixe de verificar a conformidade das suas operações e garantir que todas as devoluções sejam corretamente registradas e acompanhadas.